Actualmente en Chile, muchas empresas están adoptando la transformación digital, esto significa que están digitalizando sus procesos internos para hacerlos más eficientes. La digitalización de documentos y el flujo de trabajo asociados a través de sistemas de gestión de documentos pueden desempeñar un papel clave en este proceso.

Es un hecho que en los tiempos que corren hasta la información más básica se ha vuelto muy apreciada. Esta es precisamente la razón por la cual los sistemas de gestión documental en la nube han crecido a pasos agigantados en la última década. Aun así, te puede surgir la pregunta, ¿qué beneficios al mundo real ofrecen estos sistemas además de proteger tu negocio de una amenaza? Esta es una cuestión que debes formularte al momento de evaluar el sistema de administración y organización de documentos de tu empresa.

Ventajas de los sistemas de gestión documental en la nube

Permiten un ahorro en costos de equipos

Reducen sustancialmente los costos ya que la adquisición de equipos nuevos, las actualizaciones de servidor, actualizaciones del sistema operativo, mantenimiento del servidor, infraestructura de seguridad y los suministros de energía ininterrumpidos prácticamente se eliminan.

Seguridad contra todo tipo de amenaza

Los sistemas de gestión de documentos en la nube mejoran la seguridad de los documentos de ambos tipos de amenazas, deliberadas y naturales. Los riesgos comúnmente conocidos se contrarrestan con elaborados algoritmos de cifrado y firewalls. De manera similar, los riesgos que surgen de los desastres naturales también se manejan con protocolos donde los datos se respaldan regularmente para evitar que se pierdan totalmente.

Finalmente, los riesgos deliberados basados ​​en el usuario también se pueden gestionar a través de varias características como el control de acceso y la capacitación en auditoría. Los sistemas de almacenamiento de documentos en la nube permitirán a la empresa limitar usuarios específicos a documentos y carpetas determinadas, evitando la exposición de información confidencial a fuentes innecesarias.

Mejoran la productividad a través del factor tiempo

¿De qué manera? Permitiendo acceder a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. No hay restricciones geográficas o temporales como es el caso de los sistemas convencionales de gestión documental.

Más importante aún, aumentan la velocidad de colaboración entre los empleados al hacer que los flujos de trabajo sean más eficientes y estén orientados a los resultados. Esto significa que el tiempo de los empleados es mejor aprovechado y los proyectos se pueden culminar mucho más rápido.

Son amigables con el medio ambiente

Los sistemas de gestión de documentos en la nube también son más ecológicos que los sistemas convencionales, los cuales básicamente se basan en material físico, es decir, papel. También son más responsables ambientalmente porque a la hora de compartir las necesidades de refrigeración y energía de múltiples servidores, se reduce el espacio de almacenamiento y uso de menor energía local.

Reducen la dependencia del soporte de TI

Los sistemas de gestión de documentos en la nube no necesitan de mucho soporte de TI, las actualizaciones del servidor, las correcciones y parches de seguridad, las licencias, las copias de seguridad y la supervisión se pueden reducir o incluso eliminar. Lo que conlleva a la reducción de costos o a permitir que las tareas de tu equipo estén mucho más enfocadas.

En Cowork la gestión documental enfocada en su core business es nuestra especialidad. Contribuimos directamente en la transformación digital de las empresas rediseñando sus procesos a través de la tecnología. La decisión es tuya, la tecnología el medio, nosotros… la manera para dar el primer paso.