Las mejores prácticas de negocios y sus procesos se han «empaquetado» en los Sistemas Normativos o estándares para mejorar la calidad en diferentes industrias en gestión del negocio, maedioambiente, prevención de riesgos, gestión clínica, seguridad de la información, inocuidad alimentaria, riesgos financieros, etc. Todos más o menos requieren documentación estructurada del «cómo hacemos» y por otro evidencia que demuestren que las actividades se ejecutaron como se estableció.

La complejidad de las organizaciones y su capacidad para generar información relevante para el cumplimiento normativo van en aumento y hoy en día es inpensable llevar esta información en papel, planillas de cálculo y archivos de texto almacenados en diversos PC’s. Han nacido los «groupware» o espacios de trabajo colaborativos web, donde es posible administrar los documentos y registros necesarios.

Para los documentos se establecen protocolos de aprobación electrónica y versionamiento automáticos, asío como perfiles de acceso diferenciado sobre documentación oficial en su versión vigente, con posibilidad de conocer su historial de versiones anteriuores.

Para los registros se dispone de bibliotecas para almacenamiento estructurado de archivos de texto, indexados según la necesidad. Por otra parte se utilizan los «formularios electrónicos» para llavar registros de actividades, que pueden automatizarse con workflows, genetrando alertas, tareas, pendientes y trazabilidad de las acciones de cada uno, según su rol y permisos. De este modo logramos distribuir la carga de trabajo entre diferentes responsables consiguiendo que la calidad se construya entre todos y no sea solo responsabilidad del encargado de calidad.

En esta línea tenemos:

Cowork ISO 9001: software para la administración de documentos y registros de normas de la familia ISO, como ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

Cowork Acreditación Salud: software para la administración de documentos y registros requeridos por la Acreditación nacional de prestadores de salud.