gestión documental
¿Qué importancia tiene la gestión documental para una empresa B2B?
Publicado el 03.09.2020

Los días de archivar miles y miles de documentos en archivadores gigantes que ocupaban  prácticamente todo el espacio de las oficinas han quedado en el pasado. ¿La razón? Gracias a la transformación digital y sobre todo a la gestión documental cualquier empresa puede aumentar su productividad y eficiencia, reducir costos, organiza mejor la información vital para su negocio y mucho más.

El protagonismo de la gestión de documentos es todavía más relevante para las relaciones entre compañías. La integración B2B es reconocida como una excelente oportunidad para mejorar el desempeño de las empresas, ya que posibilita a las organizaciones reducir costos, agilizar las transferencias de archivos electrónicamente o en la nube, y mejorar el cumplimiento normativo así como evitar riesgos. Al mismo tiempo el uso de la gestión documental ayuda a colocar a los clientes en el lugar indicado, lo que permite crear relaciones rentables, estables y fructíferas a largo plazo.

Conozcamos algunas ventajas de la gestión documental para las empresas B2B:

Fácil y rápida colaboración a través del uso compartido

Tener la capacidad de compartir documentos rápida y fácilmente a través de un espacio de trabajo en línea puede ser una herramienta invaluable para cualquier negocio. Ver, editar y compartir datos digitalmente puede acelerar enormemente el flujo de trabajo. Asimismo proporciona a los empleados la facultad de compartir, enviar y recibir datos en una fracción del tiempo que llevaría hacer lo mismo con documentos en papel.

Mayor productividad y eficiencia

Aumenta tanto la productividad como la eficiencia dado que la manipulación e intercambio de documentos toma solo una fracción de tiempo. Se elimina el periodo dedicado a buscar documentos a través de una biblioteca de archivadores, lo cual libera horas para que los empleados las dediquen a sus labores, mejorando efectivamente la eficiencia general.

Seguridad y archivo de datos

A través de un software de gestión de documentos en línea se obtiene una de las virtudes más valiosas para cualquier compañía, la seguridad de sus datos. En la mayoría de los casos es aún más fiable que almacenar documentos y datos localmente. Además, sus datos están protegidos contra fallas del servidor o cortes de energía dado que existen medidas de respaldo para proteger la información ante cualquier inconveniente.

Acceso más fácil a los datos nuevos o existentes

La capacidad de almacenar documentos digitalmente en una ubicación central es, de lejos, la mejor opción. Una vez que se encuentra el archivo, es fácil compartirlo con otros miembros del equipo o enviarlo por correo electrónico a un cliente. Es decir, todo el proceso se simplifica.

Es una solución ecológica, reduce los costos y el gasto de papel 

El costo del papel puede aumentar rápidamente en un entorno de oficina, por lo que reducir esa inversión al cambiar a archivos digitales puede suponer ahorros sustanciales. Dejando de lado los ahorros en importes, una empresa sin papel también es una empresa más ecológica.

Los datos se vuelven portátiles y son accesibles desde cualquier lugar

Con un software de gestión documental puedes trabajar virtualmente desde cualquier lugar y aun así poder compartir archivos con compañeros de trabajo; igualmente acceder a datos mientras estés fuera de la oficina.

Se ahorra dinero, directa o indirectamente

Se reduce el gasto en papel y la inversión en equipos: nuevos dispositivos, actualizaciones, mantenimiento, reparaciones, y demás.

En Cowork la gestión documental enfocada en su core business es nuestra especialidad. Contribuimos directamente en la transformación digital de las empresas rediseñando sus procesos a través de la tecnología. La decisión es tuya, la tecnología el medio, nosotros… la manera para dar el primer paso.

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