Todos quienes trabajan con una amplia gestión de documentos conocen lo difícil que es ordenar los flujos al manejar una gran gama de proyectos y clientes. Esto es algo especialmente relevante en las áreas de ingeniería, donde conocer el estado de avance, los plazos de entrega y poder automatizar el proceso de generación y revisión de Planos es clave. Al considerar la necesidad de teletrabajar o trabajar por turnos, se hace aún más importante contar con sistemas que permitan centralizar la información en un solo lugar, permitiendo ahorrar tiempo y recursos.

Si a menudo sientes que:

• Es muy difícil llevar el control respecto de los documentos dentro de tu empresa.
• Es extremadamente complejo revisar en tiempo real la asignación de tareas.
• Te cuesta conocer el status de elementos como el avance, los plazos de entrega y el control del trabajo de los proyectistas y revisores.
• Necesitas una manera de automatizar el proceso de generación, revisión y aprobación de Planos y EETT.

Entonces este artículo es para ti.

¿Sabías que al implementar una solución de Gestión Documental puedes eliminar en un 60% a 70% la gestión basada en correos electrónicos? Además, si ya usas Microsoft Sharepoint, implementar un gestor documental con una interfaz personalizada según tus requerimientos es muy sencillo.

Los problemas más comunes a los que se enfrentan las empresas que no cuentan con un sistema de gestión documental.

1. Es difícil acceder a la información y documentos de los Entregables de los proyectos

O peor aún, has vivido la experiencia de perder parte de estos documentos y tener que volver a crearlos, provocando un retraso en la entrega al cliente.

2. Es complejo entender en qué parte del proceso va el proyecto

No es sencillo conocer el estado del proyecto, sus avances o tiempos proyectados. Para saberlo, se hace necesario hablar con múltiples personas que no siempre están disponibles, creando una sensación de no tener control total sobre la entrega.

3. Se gasta mucho tiempo y recursos en control administrativo

Como una medida paliativa, es posible que inviertas una gran cantidad de tiempo en trabajo administrativo para intentar ordenar el flujo de trabajo y los entregables.

¿De qué forma un Gestor Documental cambia todo esto?

1. Automatizando todo el proceso

Al automatizar los procesos puedes liberar tiempo y recursos que pueden ser invertidos de forma más eficiente. La solución de CoWork, por ejemplo, permite que toda la documentación de tu empresa quede en un mismo lugar (y sea propiedad de la compañía). Esto, además, hace posible evitar los registros en papel y digitalizar la operación.

2. Centralizando la información de forma inteligente

Al contar con una solución de GD todos pueden saber el estado de un documento. La solución de CoWork, por ejemplo, permite que todo el flujo de desarrollo, revisión y aprobación sea automatizado, entregando trazabilidad total permitiendo que la solución sea escalable para agregar otros servicios fácilmente. De hecho, es muy sencillo gestionar las revisiones por proyecto según requerimiento y revisar el historial de cada entregable.

3. Haciendo posible que visualizarla sea increíblemente rápido

La magia ocurre en la forma en la que podemos acceder a los datos. Al digitalizar tus procesos, se hace posible tener reportes en tiempo real sobre el avance de cada uno de tus proyectos.

La solución de CoWork, por ejemplo, entrega avances por entregable y por proyecto, permitiendo que cada proyecto y entregable pueda revisarse en base a avance y entregables terminados. Además, nuestros clientes pueden acceder a reportes en Power BI donde se muestra cada Entregable y su historial de avance en Revisiones y un Cuadro resumen. 

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