transformación digital
Gestión documental: entérate cómo influye en áreas claves del negocio, incluyendo las empresas que forman parte de la industria de la construcción e ingeniería
Publicado el 03.02.2020

La gestión documental parece ser una tarea simple, organizar, almacenar, buscar y recuperar documentos debería ser una tarea fácil de ejecutar; sin embargo, pocas empresas cuentan con una estrategia bien planificada. El sistema de gestión de documentos adecuado puede mejorar la eficiencia, la precisión y, en última instancia, la rentabilidad de tu organización.

Mucho tiene que ver con qué campo o área la puedes aplicar, a continuación presentamos algunos departamentos o campos de trabajo donde la gestión de documentos ha logrado grandes resultados:

1. Gestión documental en Recursos Humanos

Recursos humanos tiene que tomar algunas decisiones cruciales, como a quién contratar, cómo mejorar el proceso de incorporación y cómo administrar mejor a los empleados. Un sistema de gestión documental permite:

*Automatizar la captura de registros de empleados, archivos de recursos humanos y documentos comerciales en un repositorio central.

*Crear flujos de trabajo simples para administrar áreas críticas.

*Almacenar de forma sencilla formularios de solicitud y correos electrónicos.

*Facilitar el flujo de la información entre los miembros del equipo.

2. Gestión documental en Finanzas y Contabilidad

*Mejora la eficiencia en los procesos relacionados con cuentas por pagar, cuentas por cobrar y auditorías financieras.

*Permite acelerar el ritmo de las cuentas por pagar gracias a la captura rápida y fácil de facturas en papel y electrónicas.

*Asigna documentos a estructuras de archivos predefinidas para una fácil recuperación.

*Asiste la coincidencia automática de facturas con pedidos de compra.

*Proporciona flujos de trabajo únicos para los procesos de aprobación.

*Evitar errores humanos al reducir el manejo de facturas y al eliminar el ingreso manual de datos.

*Acelera el cobro de facturas al vincular documentos relacionados con el proceso de pedido.

*Almacena un registro completo y seguro de todas las transacciones comerciales, lo que ayuda durante un proceso de auditoría.

 3. Gestión documental en Ventas y Marketing

*Captura de clientes potenciales con formularios web que luego se pueden enrutar al equipo de ventas.

*Almacena material crítico de ventas y marketing en un repositorio digital para su recuperación.

*Comparte documentos e información relevante con los miembros del equipo de forma segura.

* Mejora la productividad y eleva las funciones de ventas y marketing.

4. Gestión documental en el área de Construcción

*Organiza y automatiza de manera efectiva el gran volumen de datos de construcción y documentación que los equipos de proyecto necesitan. Asimismo proporciona una única fuente de información para trabajar.

*Reduce la cantidad de copias en papel y permite el acceso en cualquier momento y en cualquier lugar a las partes interesadas del proyecto.

*Proporciona una fácil exportación y archivo de documentos del proyecto.

*Crea un conjunto unificado de planes a los que todos puedan acceder y actualizar desde sus dispositivos móviles, tabletas y computadoras portátiles.

*Permite una mejor colaboración para todos los que trabajan en los proyectos, brindando más control sobre la documentación.

5. Gestión documental en el área de Ingeniería

*Permite a los equipos almacenar y administrar datos de productos como especificaciones de piezas, requisitos de diseño, dibujos CAD, procedimientos de montaje y prueba, y otros documentos de ingeniería.

*Organiza por categorías definidas por el usuario, además las potentes capacidades de búsqueda permiten localizar documentos con facilidad.

*Administra las listas de materiales y órdenes de cambios, y notifica a los miembros de cada proyecto sobre las modificaciones.

*Puede conectarse con sistemas o aplicaciones asociadas al área, lo que facilita el uso de múltiples herramientas colaborativas.

En Cowork la gestión documental enfocada en su core business es nuestra especialidad. Contribuimos directamente en la transformación digital de las empresas rediseñando sus procesos a través de la tecnología. La decisión es tuya, la tecnología el medio, nosotros… la manera para dar el primer paso.

0 comentarios

Enviar un comentario