gestión documental
El software para la gestión de documentos legales es la próxima solución que tu empresa necesita
Publicado el 02.13.2020

La transformación digital y las tecnologías de la información están produciendo cambios profundos en la gestión documental, hoy todas las unidades que conforman una compañía deben beneficiarse de la digitalización, la automatización y de los desarrollos a la medida.

Con el volumen de documentos que maneja un departamento jurídico, es sin duda uno de los que más ventaja puede obtener de un software de gestión documental; estos reúnen todos los componentes clave para ejecutar con éxito cualquier operación legal y además integrarse plenamente como socio estratégico en el resto del negocio. 

Por otra parte una virtud más de un programa de este tipo, es que permite centralizar toda la información para administrar los procesos de rutina, administrar el flujo de trabajo y ejecutar informes, entre otros primordiales. En definitiva, en el desafío de administrar miles de nuevos asuntos legales cada año tanto de fuentes internas como externas, los procesos manuales ya no son la opción indicada, representan una pérdida de dinero y tiempo.

¿Cómo te puede ayudar un software de gestión documental para el manejo de documentos legales dentro de tu empresa?

Es claro que la elección de la solución correcta puede entregar beneficios en muchos frentes, a continuación los principales:

  • Ahorro en costos: Ahorra aproximadamente entre 4% y 7% en gastos de asesoría externa.
  • Trabajo colaborativo: Provee mucha más receptividad con tus clientes y brinda transparencia a tus operaciones.
  • Rendimiento mejorado: Permite agregar todas las transacciones necesarias y desarrollar métricas para rápidamente encontrar eficiencias.
  • Impulsa fácilmente muchas mejoras operativas, a diferencia del proceso de desarrollo e implementación manual.
  • Variedad de informes sólidos para facilitar a tus clientes o para medir la eficacia y eficiencia de tu equipo. 
  • Flexibilidad: Puedes ir agregando más funciones de acuerdo a tus necesidades o a  las de tu equipo.

Aún cuando lo anterior por sí solo justifica la adquisición de un software de gestión documental, existen todavía más razones que demuestran que es el aliado perfecto para apoyar la operación diaria de un departamento jurídico. Estas son:

Determinación de necesidades: Te brinda claridad sobre tu cartera general de asuntos para que puedas tomar decisiones comerciales estratégicas e informadas.

Facturación electrónica: Permite a terceros, como firmas de abogados y otros proveedores, enviar facturas de forma segura al departamento legal corporativo para su revisión y pago.

Administración de contratos: Administra rápidamente contratos y documentos comerciales en una ubicación centralizada.

Solicitudes de servicio legal: Simplifica el proceso de admisión y proporciona un portal simple para que los usuarios comerciales puedan interactuar con el departamento legal.

Retenciones legales: Notifica el deber de preservar la información de manera oportuna y garantizar el cumplimiento a los departamentos legales.

Quedan muchos otros beneficios que un software de gestión documental puede aportar para la gestión de documentos legales, lo importante es encontrar el sistema que mejor se adapte a las necesidades de tu organización y de tu unidad jurídica para recibir resultados 100% óptimos. 

En COWORK la gestión documental enfocada en su core business es nuestra especialidad. Contribuimos directamente en la transformación digital de las empresas rediseñando sus procesos a través de la tecnología. La decisión es tuya, la tecnología el medio, nosotros… la manera para dar el primer paso.

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